Im dritten Punkt der Eliminierung spricht Tim Ferriss von “Unterbrechungen unterbrechen.”

Zielorientiertes Arbeiten setzt also voraus, dass Unterbrechungen während der Arbeit gestoppt werden.

Ferriss unterscheidet in seinem Buch drei Kategorien von Störeinflüssen und liefert Lösungsansätze, um diese zu reduzieren oder auszuschalten:

1) Zeitverschwender
Dazu zählt Ferriss Meetings, Diskussionen, Telefonate und E-mails.

Lösungsansätze:

• Zeitverschwendende Tätigkeiten müssen eliminiert werden. Dazu gehört die Reduzierung von E-Mails, die wohl aktuell größte und permanente Störung unserer Zeit.

• Schalten Sie die automatische Funktion aus, die Ihnen per Signal den Eingang einer neuen Mail mitteilt.

• Schaffen Sie sich Zeitpunkte, zu denen Sie Ihre E-Mails ansehen. Ferriss schlägt dafür 12 Uhr und 16 Uhr vor. Wichtige Aufgaben sind vor 11 Uhr zu erledigen.

• Generieren Sie einen Autoresponder, der den Absender über Ihre Kontaktzeiten informiert.

Dann empfiehlt Tim Ferriss eingehende Telefonate zu prüfen und ausgehende zu reduzieren.
Bieten Sie auch zwei Telefonnummern an. Die normale Firmennummer (Ton leise stellen und Anrufbeantworter einschalten) sowie eine Notfallnummer für dringende Fälle. Hier wird knapp und konkret am Telefon gefragt, was man für den Kunden tun kann (kein Small-Talk).

Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn sie ein klares Ziel vor Augen haben. Das heißt, dass allen Teilnehmer bewusst werden muss, dass ihre Meetings künftig effizient und zielgerichtet sein werden oder eben nicht stattfinden.
Die Rangfolge für Entscheidungen sollten sein: Entscheidung treffen per E-Mail, per Telefon oder im letzten Schritt in einem persönlichen Meeting.
Meetings sollten nicht länger als 30 Minuten dauern. Anfang und Endzeit sollten vorab definiert werden. Lassen Sie keine Störungen von außen zu, also von Kollegen, die „zufällig“ in den Raum kommen.

Auf Mitteilungen auf dem Anrufbeantworter sollte möglichst per E-Mail mit einem Terminangebot für ein Telefonat/Gespräch geantwortet werden.

 

2) Dinge, die Zeit in Anspruch nehmen
Damit sind wiederkehrende Routineaufgaben gemeint. Diese (E-Mails beantworten, Rückrufe etc.) müssen gemacht werden, aber unterbrechen häufig wichtige Tätigkeiten.

Lösungsansatz:

• Diese Dinge sollten gebündelt werden. Damit erspart man sich Unterbrechungen und man braucht weniger Zeit, wenn man sich nur zu einem bestimmten Zeitpunkt damit beschäftigt.

3) Fehlende Vollmachten
Oft muss der Vorgesetzte oder Chef gefragt werden, wenn es um eine kleine Entscheidung geht. Dieser wird also bei seinen wichtigen Tätigkeiten unterbrochen.

Mangelnde Entscheidungsbefugnis führt häufig zu unnötig langen Wegen und Unterbrechungen. Hier empfiehlt Ferriss, klare Entscheidungsvollmachten für die Mitarbeiter zu definieren.

Immer wieder motiviert Ferriss: Es ist mein Job, mich selbst und andere vor unnötigen Unterbrechungen zu bewahren.

Zusammenfassend rät Tim:

• Entwickle ein System, um Deine Erreichbarkeit zu minimieren.
• Arbeite Routinetätigkeiten gebündelt ab.
• Erteile Vollmachten und mache gelegentlich Stichproben.

Ich denke, Tim Ferriss gibt damit gute Anregungen zur Reflektion des persönlichen Arbeitsalltages und Lösungsmöglichkeiten an.In wieweit das für den einzelnen umsetzbar ist, muss natürlich geprüft werden.

Ich selbst erinnerte mich beim Lesen dieses Kapitels stark an mein Angestelltendasein. Meetings am Abend, open-end, daneben Wurstbrötchen. Ich schaltete während der Meetings dann irgendwann ab, denn ich konnte es nicht fassen, dass es zu keinem Ergebnis kam. Oft waren die Treffen in den Sommermonaten. Während andere schon im Biergarten waren, saß ich gefrustet im klimatisierten Raum. Oft bis Mitternacht.

Um danach überhaupt „runter zu kommen“ und den Frust abzulassen, war ich oft danach mitten in der Nacht Radfahren. Auf verlassenen Straßen, wo ich richtig in die Pedale treten konnte.

Zu den Zeitverschwender E-Mails kann ich Ferriss nur zustimmen und andere sicher auch. Die Signalfunktion hatte ich erst gar nicht eingestellt. Aber an manchen Tagen kucke ich doch öfter als nötig, ob neue Mails eingegangen sind. Da halte ich die Idee, feste Zeitpunkte für Mail-Abfragen zu schaffen, für sinnvoll.

Doch kann es durchaus auch passieren, dass man somit einen Interessenten zu spät bedient und an einen Mitbewerber „verliert.“ Denn es gibt immer wieder entscheidungsfreudige Personen, die ihren Kauf kurzfristig in die Tag umsetzen möchten. Un dann heißt es „wer zuerst kommt, malt zuerst.“ Das ist sich er nicht die Regel, doch ich denke, dessen sollte man sich bewusst machen.

Was lästige E-Mails angeht, so sind diese meist lästiger Spam. Da hilft nur ein guter Spamfilter. Und was mir auch auffällt ist, dass immer wieder Newsletter eintrudeln, zu denen man sich irgendwann mal angemeldet hat, das Thema aber heute nicht mehr von Interesse ist. Am besten, sich beim nächsten Erhalt aus dem Verteiler austragen.

Die Idee mit der Firmennummer und einer Notfallnummer finde ich grundsätzlich gut. Das muss jeder aber für sich überprüfen, inwieweit das für sein Geschäft Sinn macht.
Bei Stammkunden kann ich mir das vorstellen. Wenn dann aber Neukunden/Interessenten versuchen mich zu erreichen und bekommen mich nicht ans Telefon, dann kommt meist ein Mitbewerber zum Zuge.

Die stundenlangen, „nutzlosen“ Meetings aus meiner Angestelltenzeit habe ich nur zu gut in Erinnerung. Monatliches Abteilungstreffen, um über Änderungen informiert zu werden. Sitzungen mit Geschäftsführer und Kooperationspartnern, bei denen so viel heiße Luft erzählt wurde. Die belegten Brötchen sehe ich heute noch vor mir…

Ein Zeitlimit wurde dabei vorab nie vereinbart. Und es war klar, jeder hatte solange sitzen zu bleiben, bis alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet waren. Für mich nahmen die Meetings so an Ziellosigkeit und Langeweile zu, dass ich irgendwann nur noch körperlich anwesend war. Meine Protokolle wurden entsprechend schlechter, ich konnte mich mit dem ganzen Kram nicht mehr identifizieren… und irgendwann hatte ich innerlich gekündigt und letztendlich auch offiziell schriftlich.

Zu den Routineaufgaben, die Zeit in Anspruch nehmen, gehören bei mir z. B. Kundenanfragen bearbeiten, die Post fertig machen, Website pflegen. Was man davon bündeln kann, muss jeder für sich entscheiden. Wie schon erwähnt, reagiere ich schnellst möglich auf Kundenanfragen, denn das ist mein Geschäft. Sonst ist der Kunde weg.

Die Post mache ich am späten Nachmittag fertig und bringen sie auch noch weg. Angebote und Pressemitteilungen pflege ich etwa einmal pro Tag gebündelt ein.

Das Thema Vollmachten habe ich als Selbstständige ohne Mitarbeiter zum Glück nicht mehr. Ich selbst treffe die Entscheidungen.

Aber in den Getrieben der Firmen ist das ein großes Problem. Da gibt es Stellenbeschreibungen, den Vorgesetzten, der überall mitmischen will etc. Ich denke, hier liegt es ganz klar am Führungsstil der Firma sowie den Vorgesetzten, den Mitarbeitern Vertrauen zu schenken und deutliche Vereinbarungen zu treffen, statt alles zu kontrollieren. Mehr Entscheidungsbefugnis führt neben der Zeitersparnis auch noch zur Steigerung von Selbstvertrauen und Motivation bei den Mitarbeitern.

Zusammengefasst meine ich, sind die Anregungen von Tim Ferriss zur Minimierung der Störfaktoren auf jeden Fall sinnvoll. In welcher Art und in wie weit das auf den eigenen Arbeitsbereich umgesetzt werden kann, ist dann individuell zu prüfen und anzupassen.

Wie geht Ihr mit Störfaktoren um?

Grüße von Claudia

Heute möchte ich „Informationsdiät“ als weiteren Punkt der „Eliminierung“ aus Ferris Buch (jetzt auch auf deutsch ausführen.

Permanent werden wir von Informationen und Reizen überflutet. Aber was davon ist wirklich wichtig für uns? Probieren Sie nach Ferriss folgendes aus:

Selektive Ignoranz:
Ignoriere alle Infos und Unterbrechungen, die irrelevant und unwichtig sind.

Erfolgsstories:
Lesen Sie nur Autobiographien und Erfolgsgeschichten von erfahrenen Menschen. Nicht von Trittbrettfahrern.

Speed-Reading:
Sparen Sie Zeit durch Speed-Reading.

Medienfreie Woche:
Starten Sie schnellstmöglich eine Woche ohne Zeitung, Zeitschriften, Websites, TV, Bücher, Surfen im Internet.

Zur Unterstützung sollte man tun:

• Sich fragen, ob man die vorliegenden Information für etwas Wichtiges benötigt.
• Sich selbst erlauben, etwas nicht zu Ende zu führen (z. B. einen Artikel nicht zu Ende zu lesen).

Das sind auf jeden Fall gute und wirkungsvolle Anregungen. Ich selbst nehme verstärkt wahr, auf welchen unterschiedlichen Wegen uns eine Vielzahl an Infos zu erreichen versucht. Kaum etwas geht mehr ohne Reize.
Kein Radiosender mehr ohne Werbung, keine Zeitung ohne Beilagen, Mega-Leinwände in der U-Bahn…
Es wundert mich nicht, dass die Menschen “über-reizt” und dadurch so leicht reizbar und gestresst sind.
Dass Kinder “hyper-aktiv” sind und ein neues Krankheitsbild ins Leben gerufen wird, an dem die ganze Pharmaindustrie mit verdient. Ich erinnere mich an meine Kindheit: Der Wald, verwilderte Gärten, Baustellen und Spielplätze waren unsere Orte in der Freizeit. Ein paar wenige TV-Sendungen wie “Die Sendung mit der Maus”, “Löwenzahn” oder “Heidi” waren angesagt. Und da konnte man was lernen.

Als ich geschäftlich mal auf einer Schiffsbesichtigung war, wurden wir von einer Animateurin an Bord herumgeführt. Sie selbst äußerte, dass sie sich wundere, dass die Passagiere an Bord dauernd beschäftigt und animiert werden wollen und nur wenige sich mit sich selbst beschäftigen können.
Das glaube ich, gehört auch zu den Phänomenen unserer Zeit. Was tue ich, wenn es mal nichts zu tun gibt? Ich keine Verabredung habe, kein TV kucke?
Gerade bei Menschen, die permanent ihre Zeit verplant haben oder irgend etwas tun, kann man häufig feststellen, dass sie sich wenig mit sich selbst beschäftigen oder sogar vor sich „davon laufen“. – Mit sich selbst allein sein können heißt für mich auch, ein Stück weit zufrieden zu sein.

Ich selbst versuche mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Manchmal lasse ich mich aber auch gerne etwas ablenken. Wenn ich mir das dann bewusst mache, kann ich das sinnlose Tun beenden und dem Wesentlichen zuwenden.
Ich lese nur noch themenrelevante Zeitschriften für den Job oder auch mal privat. Hilfreich ist im Inhaltsverzeichnis zu kucken, ob überhaupt ein relevantes Thema dabei ist, bevor man statt dessen die ganze Zeitschrift blättert. Zeitschriftenabos habe ich erst keine.
Nachrichten sehe ich selten an. Dort wird ohnehin meist nur Negatives verbreitet. Dabei gibt es so viele schöne Seiten. Selbst die Fernsehzeitschrift haben wir abgeschafft.
Und die Tatsache, dass ich nichts vermisse, zeigt mir, dass es wohl nichts relevantes gibt, was ich noch wissen „muss“.

Als Angestellter wird es sicher etwas schwieriger, sich aus der Infoflut auszuklinken. Ich denke da an verstaubte Mappen, die von Abteilung zu Abteilung gereicht werden und man sein Häkchen “gelesen” dran machen soll. Zu irgend welchen Schulungen geschickt wird.

Für meinen jetzigen Job habe ich auch eine zeitlang gedacht, „alles“ wissen zu müssen. Wenn Kunden heute eine Frage haben, die ich nicht sofort beantworten kann, biete ich Ihnen einen Rückruf an.
Anfangs war ich auf allen möglichen Messen unterwegs, habe Seminare und Vorträge zum Thema Kreuzfahrten besucht. Aber ich merkte, dass das trotz hoher Motivation viel Kraft und Zeit kostete und auch Geld. Das habe ich abgeschafft. In der Zeit, die ich spare, eigne ich mir heute gezielt notwendiges Wissen im Büro aneignen.
Ein Bekannter sagte einmal: Wer wirklich wichtig ist, macht sich rar. Da ist was dran, oder?

Ein großer Zeitdieb unserer Zeit ist das Internet. Ich ertappe mich hin und wieder selbst dabei, wenn ich eine bestimmte Sache im Internet suche, dass ich von einer Seite zur nächsten klicke. Hier noch schnell nachsehen, da blättern. Und dann bin ich frustriert, dass drei Stunden ganz schnell vorbei sind, aber oft ohne Ergebnis.

Vor allem im Urlaub oder am Wochenende fällt mir immer wieder auf, wie intensiv man doch drei Stunden verbringen kann, wenn man nicht vor dem Rechner oder dem Fernseher sitzt.

Beim Thema „etwas zu Ende führen“ fällt es mir manchmal schwerer, vor allem bei Büchern. Dort habe ich oft den falschen Anspruch, es zu Ende lesen zu „müssen“, schließlich habe ich das Buch ja bezahlt. Und vielleicht kommt doch noch eine interessante Stelle.

Ich denke, das “Mehr” an Zeit, dass durch die Informationsdiät entsteht, bringt in mehreren Bereichen Positives mit sich: Weniger Reizüberflutung und Stress, mehr Zeit für das Wesentliche und wichtige Dinge, Zeit für unternehmerisches-strategisches Denken (Selbstständige) .

Was haltet Ihr von der Idee einer „Informationsdiät“ nach Tim Ferriss?

Viele Grüße von Claudia