Informationen über VPAs gibt es im Internet inzwischen immer mehr. Woran es allerdings mangelt, sind persönliche Erfahrungsberichte. Daher möchte ich heute meine Erfahrungen teilen, die ich mit der chinesischen VPA-Agentur Bpovia.com gemacht habe.

Leider keine Leistung

Der Beginn der Zusammenarbeit mit Bpovia.com lief reibungslos. Ich wählte ein Paket mit 10 Stunden pro Monat für 120 $, bezahlte per Paypal und erhielt sofort eine höfliche Dankesmail für die Zahlung. Doch dann ging es schon los mit den Problemen. Der mir zugewiesene Assistent verabschiedete sich erst einmal in Urlaub und hängte anschließend noch ein paar Tage für die Neujahrsfeiern in China dran.

Schließlich war der VPA wieder verfügbar und ich teilte ihm seine ersten Aufgaben mit. Er sollte für mich nach Kleinkindbetten suchen sowie einen Notebook-Vergleich anfertigen. Der erste Auftrag wurde überhaupt nicht erledigt. Der zweite wurde zwar nach mehrmaligem Drängen erledigt, aber mit mehr als dürftigen Ergebnissen.

Nachdem ich der Sache eine Weile lang zugesehen hatte, wollte ich eigentlich nur noch die Zusammenarbeit beenden und mein Geld zurückhaben. Aber dies ist bei bpovia keine einfache Aufgabe: Auf Mails oder Livechatanfragen antwortete niemand. Telefonisch jemanden zu erreichen war so gut wie unmöglich oder die doch zustande gekommenen Gespräche wurden plötzlich auf „mysteriöse Art und Weise“ unterbrochen. Im Endeffekt stellte ich fest, dass ich nicht der einzige Geprellte bin – und konnte mein Geld wohl abschreiben. Übrigens habe ich im Gründerlexikon meine Erfahrungen mit Bpovia.com in aller Ausführlichkeit geschildert.

Mein Urteil über „Die 4-Stunden-Woche“ von Tim Ferris

Natürlich habe auch ich das Buch gelesen – nein, verschlungen. Bei Tim Ferris hört sich das alles zugegebenermaßen sehr einfach an. Daher kam ich auch auf die Idee, VPAs selbst auszuprobieren. Allerdings habe ich aus meinem Praxistest und aus meiner eigenen Erfahrung heraus, auch einiges gelernt.

Nicht jede Branche eignet sich dafür, Ferris‘ Ideen umzusetzen. Ich sehe beispielsweise große Probleme im Versandhandel. Zwar hat Ferris für die meisten Zweifel und Probleme eine Lösung parat. Allerdings lassen sich diese nicht immer 100-prozentig in der Praxis umsetzen.

Ich selbst betreibe ein redaktionelles Portal. Hier geht es also nicht um ein Geschäft, bei dem ein direkter Kundenkontakt erforderlich ist, sondern mehr darum, eine Website zu vermarkten und Geld über die Bereitstellung von Werbeflächen zu verdienen. Für dieses Geschäft sind VPAs in der Tat sehr gut geeignet, da es eine Vielzahl an Aufgaben gibt, die problemlos ausgelagert werden können. Allerdings hat mir meine Erfahrung mit Bpovia auch gezeigt, dass man wirklich an einen zuverlässigen Partner geraten muss, damit sich diese Sache wirklich lohnt. Wenn man statt die Aufgaben selbst zu erledigen seine Zeit damit verplempert, hinter seinem VPA herzutelefonieren oder zu mailen, weil sich dieser als unzuverlässig herausstellt, bleibt der Grundgedanke leider in den Kinderschuhen stecken.

Es geht auch ohne VPA

Übrigens muss man nicht zwingend einen VPA nutzen. Es gibt einige nützliche Methoden, mit denen man selbst viel Zeit sparen kann. Dadurch wird die verbleibende Arbeitszeit sinnvoller genutzt. Dazu gehören beispielsweise die bereits von Ferris im Buch vorgestellten Methoden, also die 80:20-Regel (das Pareto-Prinzip) oder das Parkinson’sche Gesetz. Allein die konsequente Anwednung dieser beiden Regel schafft schon eine enorme Erleichterung im Job, das kann ich bestätigen.
Wichtig ist auch die Erkenntnis, dass es nicht darum geht, möglichst viel Geld zu verdienen. Ein geringeres Einkommen ist völlig akzeptabel, wenn man dafür nur einen Bruchteil der ursprünglich aufgewendeten Zeit investieren muss. Ebenso sollte man sich auf einige Themen konzentrieren, statt sein Angebot extrem breit zu fächern. Den Fokus auf ein oder zwei Hauptthemen zu setzen, sichert eine effiziente und zeitsparende Arbeitsweise.

Fazit

Ich werde sicherlich weiterhin versuchen, die Ideen und Ratschläge von Tim Ferris umzusetzen. Ich bin überzeugt, dass ich so meine Arbeit auf Dauer sinnvoller strukturieren und meine Zeit besser nutzen kann. Ob VPAs dabei in Zukunft eine Rolle spielen werden, wird sich allerdings erst noch zeigen müssen. Dafür werde ich wohl verschiedene der Anbieter aus unserem Ebook für den Vergleich von VPAs ausprobieren.

Gastautor: Torsten Montag Betreiber des Gründerlexikons

Weltweit arbeiten über 55.000 Virtuelle Assistenten. Lediglich ein Bruchteil dieser Zahl ist deutschsprachig. Dabei birgt diese Form der Virtuellen Zusammenarbeit, wie Sie auch in der 4-Stunden-Woche besprochen wird enormes Potential.

Als Tim Ferriss im Jahr 2007 das Buch in Amerika veröffentlichte, konnten sich die Dienstleister, der in der 4-Stunden-Woche erwähnten Unternehmen, kaum vor Anfragen für Virtuelle persönliche Assistenten retten. Bei Getfriday musste man beispielsweise bis zu 4 Wochen warten, um einen Assistenten zugeteilt zu bekommen.

In Deutschland hingegen hält sich bis heute die Nachfrage nach  Virtuellen Assistenten in Grenzen. Bei genauen Recherchen, findet man die eine oder andere Diskussion zum Thema. Zugriff auf weltweit spezialisiertes Personal, keine zusätzlichen Mietkosten, Entlohnung für nur tatsächlich geleistete Arbeit: Gründe gibt es letztendlich genügend mit einem Virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten.
Dennoch scheint der Bedarf nach Virtuellen Assistenten nur sehr gering zu sein.  Was ist also der Grund dafür?

Der Hauptgrund ist sicherlich das im Vergleich zu den Staaten hohe Preisniveau für deutschsprachiger VA’s. Viele Leute vergessen jedoch, dass der Unterschied zwischen einem cleveren deutschen Studenten, der sich als Virtueller Assistent ein Zubrot verdient und einem indischen Virtuellen Assistenten gar nicht so groß ist. Zusätzlich fallen sowohl die Sprachbarriere, als auch Differenzen aufgrund kultureller Unterschiede weg.

Desweiteren übersehen viele Leute, dass es die Form der Virtuellen Assistenz in Amerika schon seit 1999, also lange vor der Veröffentlichung der 4-Stunden-Woche, gab. Damals wurden die Tätigkeiten der Virtuellen Assistenten auch nicht in Niedriglohnländer vergeben, sondern eher regional. Lediglich die Idee einen Virtuellen Assistenten auch für ganz persönliche Dinge einzusetzen ist neu.

Ein weiterer Grund in der geringen Nachfrage nach Assistenten könnte jedoch auch in der Mentalität der Deutschen liegen. Zu gerne möchten wir selbst „Herr der Dinge” sein. Dabei fällt es uns schwer auch simple Arbeiten an andere Dienstleister abzugeben. Oft zögern wir davor neue Dinge auszuprobieren.

Möchten wir uns jedoch nur ein teilweise der von Tim Ferriss proklamierten 4-Stunden-Woche nähern, so sollten wir lernen zu delegieren, um uns auf die wichtigen Dinge konzentrien zu können. Tipps für die erfolgreiche Delegation finden sich in seinem Buch ja genügend.

Worin liegt also der Grund, dass Virtuelle Assistenz in Deutschland noch nicht so populär ist? Hinken wir den Amerikanern lediglich hinterher, oder passt dieses Arbeitskonzept einfach nicht zu unserer Kultur? Oder ist es doch nur eine Frage des Preises? Wie stehen Sie dazu  – diskutieren Sie mit!

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Dies ist ein Gastbeitrag von Johannes Völkner. Mit seiner Seite www.fernarbeit.net gibt er Arbeitgebern die Möglichkeit kostenlos Jobangebote für Virtuelle Assistenten zu veröffentlichen. Desweiteren stellt er viele Tipps und Informationen rund um Virtuelle Assistenz auf der Seite bereit.

Ich stelle mir gerade die Frage, ob das “Geschäftsmodell 4-Stunden-Woche” nicht auf tönernen Füßen steht. Denn nicht nur in Deutschland steigt die Inflation gerade stark an (3 % von den Politikern zugeben, 10 – 12 % reale Inflation), sondern auch in Ländern wie Indien.

So schreibt zum Beispiel der Spiegel: “Millionen Lkw-Fahrer streiken gegen Spritpreise“. Denke mal, in der Folge werden alle Güter und Dienstleistungen, die von Indien, China & Co. nach Deutschland exportiert werden, extrem teurer.

Wie ist eure Meinung dazu?

Im dritten Punkt der Eliminierung spricht Tim Ferriss von “Unterbrechungen unterbrechen.”

Zielorientiertes Arbeiten setzt also voraus, dass Unterbrechungen während der Arbeit gestoppt werden.

Ferriss unterscheidet in seinem Buch drei Kategorien von Störeinflüssen und liefert Lösungsansätze, um diese zu reduzieren oder auszuschalten:

1) Zeitverschwender
Dazu zählt Ferriss Meetings, Diskussionen, Telefonate und E-mails.

Lösungsansätze:

• Zeitverschwendende Tätigkeiten müssen eliminiert werden. Dazu gehört die Reduzierung von E-Mails, die wohl aktuell größte und permanente Störung unserer Zeit.

• Schalten Sie die automatische Funktion aus, die Ihnen per Signal den Eingang einer neuen Mail mitteilt.

• Schaffen Sie sich Zeitpunkte, zu denen Sie Ihre E-Mails ansehen. Ferriss schlägt dafür 12 Uhr und 16 Uhr vor. Wichtige Aufgaben sind vor 11 Uhr zu erledigen.

• Generieren Sie einen Autoresponder, der den Absender über Ihre Kontaktzeiten informiert.

Dann empfiehlt Tim Ferriss eingehende Telefonate zu prüfen und ausgehende zu reduzieren.
Bieten Sie auch zwei Telefonnummern an. Die normale Firmennummer (Ton leise stellen und Anrufbeantworter einschalten) sowie eine Notfallnummer für dringende Fälle. Hier wird knapp und konkret am Telefon gefragt, was man für den Kunden tun kann (kein Small-Talk).

Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn sie ein klares Ziel vor Augen haben. Das heißt, dass allen Teilnehmer bewusst werden muss, dass ihre Meetings künftig effizient und zielgerichtet sein werden oder eben nicht stattfinden.
Die Rangfolge für Entscheidungen sollten sein: Entscheidung treffen per E-Mail, per Telefon oder im letzten Schritt in einem persönlichen Meeting.
Meetings sollten nicht länger als 30 Minuten dauern. Anfang und Endzeit sollten vorab definiert werden. Lassen Sie keine Störungen von außen zu, also von Kollegen, die „zufällig“ in den Raum kommen.

Auf Mitteilungen auf dem Anrufbeantworter sollte möglichst per E-Mail mit einem Terminangebot für ein Telefonat/Gespräch geantwortet werden.

2) Dinge, die Zeit in Anspruch nehmen
Damit sind wiederkehrende Routineaufgaben gemeint. Diese (E-Mails beantworten, Rückrufe etc.) müssen gemacht werden, aber unterbrechen häufig wichtige Tätigkeiten.

Lösungsansatz:

• Diese Dinge sollten gebündelt werden. Damit erspart man sich Unterbrechungen und man braucht weniger Zeit, wenn man sich nur zu einem bestimmten Zeitpunkt damit beschäftigt.

3) Fehlende Vollmachten
Oft muss der Vorgesetzte oder Chef gefragt werden, wenn es um eine kleine Entscheidung geht. Dieser wird also bei seinen wichtigen Tätigkeiten unterbrochen.

Mangelnde Entscheidungsbefugnis führt häufig zu unnötig langen Wegen und Unterbrechungen. Hier empfiehlt Ferriss, klare Entscheidungsvollmachten für die Mitarbeiter zu definieren.

Immer wieder motiviert Ferriss: Es ist mein Job, mich selbst und andere vor unnötigen Unterbrechungen zu bewahren.

Zusammenfassend rät Tim:

• Entwickle ein System, um Deine Erreichbarkeit zu minimieren.
• Arbeite Routinetätigkeiten gebündelt ab.
• Erteile Vollmachten und mache gelegentlich Stichproben.

Ich denke, Tim Ferriss gibt damit gute Anregungen zur Reflektion des persönlichen Arbeitsalltages und Lösungsmöglichkeiten an.In wieweit das für den einzelnen umsetzbar ist, muss natürlich geprüft werden.

Ich selbst erinnerte mich beim Lesen dieses Kapitels stark an mein Angestelltendasein. Meetings am Abend, open-end, daneben Wurstbrötchen. Ich schaltete während der Meetings dann irgendwann ab, denn ich konnte es nicht fassen, dass es zu keinem Ergebnis kam. Oft waren die Treffen in den Sommermonaten. Während andere schon im Biergarten waren, saß ich gefrustet im klimatisierten Raum. Oft bis Mitternacht.

Um danach überhaupt „runter zu kommen“ und den Frust abzulassen, war ich oft danach mitten in der Nacht Radfahren. Auf verlassenen Straßen, wo ich richtig in die Pedale treten konnte.

Zu den Zeitverschwender E-Mails kann ich Ferriss nur zustimmen und andere sicher auch. Die Signalfunktion hatte ich erst gar nicht eingestellt. Aber an manchen Tagen kucke ich doch öfter als nötig, ob neue Mails eingegangen sind. Da halte ich die Idee, feste Zeitpunkte für Mail-Abfragen zu schaffen, für sinnvoll.

Doch kann es durchaus auch passieren, dass man somit einen Interessenten zu spät bedient und an einen Mitbewerber „verliert.“ Denn es gibt immer wieder entscheidungsfreudige Personen, die ihren Kauf kurzfristig in die Tag umsetzen möchten. Un dann heißt es „wer zuerst kommt, malt zuerst.“ Das ist sich er nicht die Regel, doch ich denke, dessen sollte man sich bewusst machen.

Was lästige E-Mails angeht, so sind diese meist lästiger Spam. Da hilft nur ein guter Spamfilter. Und was mir auch auffällt ist, dass immer wieder Newsletter eintrudeln, zu denen man sich irgendwann mal angemeldet hat, das Thema aber heute nicht mehr von Interesse ist. Am besten, sich beim nächsten Erhalt aus dem Verteiler austragen.

Die Idee mit der Firmennummer und einer Notfallnummer finde ich grundsätzlich gut. Das muss jeder aber für sich überprüfen, inwieweit das für sein Geschäft Sinn macht.
Bei Stammkunden kann ich mir das vorstellen. Wenn dann aber Neukunden/Interessenten versuchen mich zu erreichen und bekommen mich nicht ans Telefon, dann kommt meist ein Mitbewerber zum Zuge.

Die stundenlangen, „nutzlosen“ Meetings aus meiner Angestelltenzeit habe ich nur zu gut in Erinnerung. Monatliches Abteilungstreffen, um über Änderungen informiert zu werden. Sitzungen mit Geschäftsführer und Kooperationspartnern, bei denen so viel heiße Luft erzählt wurde. Die belegten Brötchen sehe ich heute noch vor mir…

Ein Zeitlimit wurde dabei vorab nie vereinbart. Und es war klar, jeder hatte solange sitzen zu bleiben, bis alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet waren. Für mich nahmen die Meetings so an Ziellosigkeit und Langeweile zu, dass ich irgendwann nur noch körperlich anwesend war. Meine Protokolle wurden entsprechend schlechter, ich konnte mich mit dem ganzen Kram nicht mehr identifizieren… und irgendwann hatte ich innerlich gekündigt und letztendlich auch offiziell schriftlich.

Zu den Routineaufgaben, die Zeit in Anspruch nehmen, gehören bei mir z. B. Kundenanfragen bearbeiten, die Post fertig machen, Website pflegen. Was man davon bündeln kann, muss jeder für sich entscheiden. Wie schon erwähnt, reagiere ich schnellst möglich auf Kundenanfragen, denn das ist mein Geschäft. Sonst ist der Kunde weg.

Die Post mache ich am späten Nachmittag fertig und bringen sie auch noch weg. Angebote und Pressemitteilungen pflege ich etwa einmal pro Tag gebündelt ein.

Das Thema Vollmachten habe ich als Selbstständige ohne Mitarbeiter zum Glück nicht mehr. Ich selbst treffe die Entscheidungen.

Aber in den Getrieben der Firmen ist das ein großes Problem. Da gibt es Stellenbeschreibungen, den Vorgesetzten, der überall mitmischen will etc. Ich denke, hier liegt es ganz klar am Führungsstil der Firma sowie den Vorgesetzten, den Mitarbeitern Vertrauen zu schenken und deutliche Vereinbarungen zu treffen, statt alles zu kontrollieren. Mehr Entscheidungsbefugnis führt neben der Zeitersparnis auch noch zur Steigerung von Selbstvertrauen und Motivation bei den Mitarbeitern.

Zusammengefasst meine ich, sind die Anregungen von Tim Ferriss zur Minimierung der Störfaktoren auf jeden Fall sinnvoll. In welcher Art und in wie weit das auf den eigenen Arbeitsbereich umgesetzt werden kann, ist dann individuell zu prüfen und anzupassen.

Wie geht Ihr mit Störfaktoren um?

Grüße von Claudia

Heute möchte ich „Informationsdiät“ als weiteren Punkt der „Eliminierung“ aus Ferris Buch (jetzt auch auf deutsch ausführen.

Permanent werden wir von Informationen und Reizen überflutet. Aber was davon ist wirklich wichtig für uns? Probieren Sie nach Ferriss folgendes aus:

Selektive Ignoranz:
Ignoriere alle Infos und Unterbrechungen, die irrelevant und unwichtig sind.

Erfolgsstories:
Lesen Sie nur Autobiographien und Erfolgsgeschichten von erfahrenen Menschen. Nicht von Trittbrettfahrern.

Speed-Reading:
Sparen Sie Zeit durch Speed-Reading.

Medienfreie Woche:
Starten Sie schnellstmöglich eine Woche ohne Zeitung, Zeitschriften, Websites, TV, Bücher, Surfen im Internet.

Zur Unterstützung sollte man tun:

• Sich fragen, ob man die vorliegenden Information für etwas Wichtiges benötigt.
• Sich selbst erlauben, etwas nicht zu Ende zu führen (z. B. einen Artikel nicht zu Ende zu lesen).

Das sind auf jeden Fall gute und wirkungsvolle Anregungen. Ich selbst nehme verstärkt wahr, auf welchen unterschiedlichen Wegen uns eine Vielzahl an Infos zu erreichen versucht. Kaum etwas geht mehr ohne Reize.
Kein Radiosender mehr ohne Werbung, keine Zeitung ohne Beilagen, Mega-Leinwände in der U-Bahn…
Es wundert mich nicht, dass die Menschen “über-reizt” und dadurch so leicht reizbar und gestresst sind.
Dass Kinder “hyper-aktiv” sind und ein neues Krankheitsbild ins Leben gerufen wird, an dem die ganze Pharmaindustrie mit verdient. Ich erinnere mich an meine Kindheit: Der Wald, verwilderte Gärten, Baustellen und Spielplätze waren unsere Orte in der Freizeit. Ein paar wenige TV-Sendungen wie “Die Sendung mit der Maus”, “Löwenzahn” oder “Heidi” waren angesagt. Und da konnte man was lernen.

Als ich geschäftlich mal auf einer Schiffsbesichtigung war, wurden wir von einer Animateurin an Bord herumgeführt. Sie selbst äußerte, dass sie sich wundere, dass die Passagiere an Bord dauernd beschäftigt und animiert werden wollen und nur wenige sich mit sich selbst beschäftigen können.
Das glaube ich, gehört auch zu den Phänomenen unserer Zeit. Was tue ich, wenn es mal nichts zu tun gibt? Ich keine Verabredung habe, kein TV kucke?
Gerade bei Menschen, die permanent ihre Zeit verplant haben oder irgend etwas tun, kann man häufig feststellen, dass sie sich wenig mit sich selbst beschäftigen oder sogar vor sich „davon laufen“. – Mit sich selbst allein sein können heißt für mich auch, ein Stück weit zufrieden zu sein.

Ich selbst versuche mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Manchmal lasse ich mich aber auch gerne etwas ablenken. Wenn ich mir das dann bewusst mache, kann ich das sinnlose Tun beenden und dem Wesentlichen zuwenden.
Ich lese nur noch themenrelevante Zeitschriften für den Job oder auch mal privat. Hilfreich ist im Inhaltsverzeichnis zu kucken, ob überhaupt ein relevantes Thema dabei ist, bevor man statt dessen die ganze Zeitschrift blättert. Zeitschriftenabos habe ich erst keine.
Nachrichten sehe ich selten an. Dort wird ohnehin meist nur Negatives verbreitet. Dabei gibt es so viele schöne Seiten. Selbst die Fernsehzeitschrift haben wir abgeschafft.
Und die Tatsache, dass ich nichts vermisse, zeigt mir, dass es wohl nichts relevantes gibt, was ich noch wissen „muss“.

Als Angestellter wird es sicher etwas schwieriger, sich aus der Infoflut auszuklinken. Ich denke da an verstaubte Mappen, die von Abteilung zu Abteilung gereicht werden und man sein Häkchen “gelesen” dran machen soll. Zu irgend welchen Schulungen geschickt wird.

Für meinen jetzigen Job habe ich auch eine zeitlang gedacht, „alles“ wissen zu müssen. Wenn Kunden heute eine Frage haben, die ich nicht sofort beantworten kann, biete ich Ihnen einen Rückruf an.
Anfangs war ich auf allen möglichen Messen unterwegs, habe Seminare und Vorträge zum Thema Kreuzfahrten besucht. Aber ich merkte, dass das trotz hoher Motivation viel Kraft und Zeit kostete und auch Geld. Das habe ich abgeschafft. In der Zeit, die ich spare, eigne ich mir heute gezielt notwendiges Wissen im Büro aneignen.
Ein Bekannter sagte einmal: Wer wirklich wichtig ist, macht sich rar. Da ist was dran, oder?

Ein großer Zeitdieb unserer Zeit ist das Internet. Ich ertappe mich hin und wieder selbst dabei, wenn ich eine bestimmte Sache im Internet suche, dass ich von einer Seite zur nächsten klicke. Hier noch schnell nachsehen, da blättern. Und dann bin ich frustriert, dass drei Stunden ganz schnell vorbei sind, aber oft ohne Ergebnis.

Vor allem im Urlaub oder am Wochenende fällt mir immer wieder auf, wie intensiv man doch drei Stunden verbringen kann, wenn man nicht vor dem Rechner oder dem Fernseher sitzt.

Beim Thema „etwas zu Ende führen“ fällt es mir manchmal schwerer, vor allem bei Büchern. Dort habe ich oft den falschen Anspruch, es zu Ende lesen zu „müssen“, schließlich habe ich das Buch ja bezahlt. Und vielleicht kommt doch noch eine interessante Stelle.

Ich denke, das “Mehr” an Zeit, dass durch die Informationsdiät entsteht, bringt in mehreren Bereichen Positives mit sich: Weniger Reizüberflutung und Stress, mehr Zeit für das Wesentliche und wichtige Dinge, Zeit für unternehmerisches-strategisches Denken (Selbstständige) .

Was haltet Ihr von der Idee einer „Informationsdiät“ nach Tim Ferriss?

Viele Grüße von Claudia

Endlich erscheit das Buch “The 4-Hour Workweek” auf deutsch: “Die 4-Stunden-Woche. Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben” ist als gebundene Ausgabe von Timothy Ferriss ab sofort bei Amazon erhältlich (Vorbestellung).

Der zweite Schritt in Tim Ferris Stufenplan ist die „Eliminierung“. Kurz gesagt geht es darum, nur noch die Dinge zu tun, die zielführend sind. Hinderliche Störfaktoren sollen ausgeschaltet werden.

Um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren rät er: Zeitmanagement abschaffen, Informationsdiät einführen und Unterbrechungen unterbrechen.

Was sich genau dahinter verbirgt und meine persönlichen Erfahrungen dazu werde ich im Folgenden darstellen.

a) Das Ende des Zeitmanagements

Hierbei geht es darum das Zeitmanagement zu überdenken. In der heutigen Zeit wird unter Zeitmanagement häufig verstanden, dass noch mehr Dinge in einem Zeitfenster erledigt werden sollen, egal ob sie zielführend sind oder nicht.

Aber tatsächlich geht es darum, „effektiv“ zu arbeiten, also nur das zu tun, was zur Zielerreichung beiträgt.

Wenn man in einen Buchladen geht, gibt es ganze Bücherreihen über Zeitmanagement, Seminare werden angeboten sowie eine Auswahl an Timern. Aber meist geht es eben darum, wie man die Arbeit noch besser plant, strukturiert… ob sie sinnvoll ist, bleibt auf der Strecke.

Tim Ferriss greift Techniken auf, wie man lernt effektiv zu arbeiten:

• Anwendung des Pareto-Prinzips:

Welche 20 % der Ursache führen zu 80 % des gewünschten Outputs? Ziel ist also mit minimalem Aufwand den maximalen Output (Einkommen) zu erreichen.

Ich denke, man sollte sich immer wieder sein Ziel, seine Vision vor Augen führen und sich fragen, ob das, was man tut dafür auch förderlich ist.

• Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz:

Ferriss empfiehlt, das Zeitfenster, dass für eine bestimmte Arbeit zur Verfügung steht, enger zu fassen, als vorgegeben ist. Der Effekt ist, dass die Ergebnisse unter einem leichten Druck sogar besser ausfallen.

Die zielgerichtete Arbeit (Pareto-Prinzip) soll man dann laut Ferriss mit dem Parkinsonschen Gesetz verknüpfen. Also die zielführenden Tätigkeiten in ein enges Zeitfenster packen und erledigen.

Zur Überprüfung der Tätigkeiten empfiehlt Tim Ferriss, sich mindestens dreimal täglich diese Fragen zu stellen:

Bin ich produktiv oder nur aktiv?
Denke ich mir Dinge aus, nur um dem Wichtigen aus dem Weg zu gehen?

Ich kann das aus eigener Erfahrung bestätigen, was auch wissenschaftlich immer wieder belegt wurde. Je länger man arbeitet, desto mehr nimmt der Output ab. Als ich z. B. noch angestellt war, habe ich mir morgens überlegt, wie langsam ich arbeiten muss, um den Tag rumzubringen. Erschreckend oder?

Oder während des Studiums saß ich stundenlang am Schreibtisch, am besten ohne Pause. Irgendwann ging nichts mehr, aber das schlechte Gewissen plagte mich. Ich hätte noch nicht genug gemacht. Das ist einer der alten Glaubenssätze, die wir in unserer Entwicklung immer wieder von den Erwachsenen gehört haben.

Und wie schon oben geschrieben ist es in so manchen Firmen leider immer noch so, dass man als Mitarbeiter nach der Anzahl an Stunden, die man am Arbeitsplatz verbringt, beurteilt wird.

So war es damals. Heute habe ich es als Selbstständige einfacher und auch die alten Denkmuster ersetzt. Ich gestalte mir den Tag selbst. Wenn die Arbeit gemacht ist, kann ich mich meinen Freizeitaktivitäten etc. widmen. Ich selbst bestimme, was ich erreichen und wie viele Stunden pro Tag ich dafür arbeiten möchte und auch, wann. Wenn dann noch spontan ein Auftrag kommt, wird er selbstverständlich abgewickelt, denn das ist zielführend. Und so macht Arbeiten richtig Spaß.

Der Schlüssel um mehr Zeit zu haben ist einfach: Weniger arbeiten. Um dies zu erreichen, empfiehlt Ferriss als Vorarbeit zwei Listen anzulegen:

• eine kurze to-do-Liste
• eine Liste von Dingen, die man künftig nicht mehr tun wird

Als Hilfestellung gibt Ferriss einige Anregungen mit auf den Weg:

1. Wenn Du einen Herzinfarkt gehabt hättest und Du dürftest nur noch zwei Stunden am Tag arbeiten, was würdest Du dann tun?
   
2. Nach dem zweiten Herzinfarkt darfst Du nur noch zwei Stunden pro Woche arbeiten, was würdest Du tun?
   
3. Welches sind die drei wichtigsten Aktivitäten, die mir das Gefühl geben, dass ich produktiv bin?
   
4. Frage Dich: Wenn dies die einzige Sache ist, die ich heute erledige, werde ich mit dem Tag zufrieden sein?
   
5. Mache Dir einen Hinweis an den PC oder in Outlook, dass Du Dich mehrmals am Tag fragst, ob Du Dinge deshalb tust, um dem wirklich Wichtigen aus dem Weg zu gehen?
   
6. Mache kein Multitasking, sondern erledige eine Sache nach der anderen.
   
7. Nutze die 80/20-Regel um mehr Wichtiges in weniger Zeit zu schaffen. Dies ist auf die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit anzuwenden.
   
8. Antworte auf eine Frage mit einer Lösung (stelle keine Gegenfrage). Z. B. wenn Du gefragt wirst, in welche Kneipe ihr heute Abend geht, dann schlage konkret eine Kneipe vor (nicht fragen, auf welche der andere Lust hätte).

Ich denke, mit diesen Punkten gibt uns Ferriss ein gutes Gerüst, um die Dinge strukturiert zu analysieren und Gewohnheiten zu ändern.

Bei 1. muss man vielleicht stark nachdenken. Würde man das tun, was Spaß macht oder eher das, was Einkommen bringt, auch wenn es vielleicht weniger Spaß macht? Ebenso bei 2.
Die Idee, sich mehrmals am Tag zu fragen, ob man zielorientiert arbeitet finde ich richtig gut. Das kommt an meine Pinwand vor mir.
Multitasking versuche ich zu vermeiden. Ich arbeite lieber eines nach dem anderen ab. Doch wenn Kunden anrufen erledige ich das meist sofort, also werde ich unterbrochen und mache die Dinge doch parallel. Hilfreich ist auch eine Prioritätenliste für die Aktivitäten des Tage.
Zu 8. fällt mir auf, dass häufig, ich denke aus Höflichkeit, die Gegenfrage gestellt wird, um nicht als „bestimmend“ zu wirken. Aber ich denke, das ist eine Frage des Selbstbewusstseins. Der andere wird schon sagen, wenn er anderer Meinung ist.

In den nächsten Tage gehts dann weiter mit “Informationsdiät einführen und Unterbrechungen unterbrechen”.

Was meint Ihr zum Thema Zeitmanagement?

Viele Grüße von Claudia

Heute widme ich mich dem ersten der vier Schritte von Tim Ferriss, der Definition.

Kurz noch vorab: Ich denke, dass sich die meisten Arbeitnehmer in Deutschland mittlerweile in dem stressigen Hamsterrad mit Job etc. befinden. Das erlebt man auch im Freundeskreis. Ein Teil davon stellt immerhin schon mal fest, dass er so nicht weitermachen will. Aber nur eine Minderheit denkt ernsthaft darüber nach, was sie tatsächlich aus ihrem Leben machen wollen. Und das könnten dann die „Neuen Reichen“ nach Tim Ferriss sein.

Schritt I: Definition

a) Für Ferriss beginnt jede Veränderung im Kopf. Dem kann ich zustimmen. „Alte“ Gedankenstrukturen und Muster müssen aufgelöst werden um für Neues Platz zu machen. Alte „Binsenweisheiten“ zu hinterfragen hält er für wichtig. Diese oft negativen Sprüche von Eltern, Familie, Lehrern etc. kennen ich und die meisten unter uns sicher nur zu gut.

Doch diese schon mal zu löschen oder in positive Gedanken zu verwandeln ist nicht so einfach, denn wir wurden ja schon Jahre damit geprägt. Je nachdem, in welchem Umfeld man aufgewachsen ist und jetzt lebt, ist es einfacher oder schwerer. Wie also kann man von den negativen Binsenweisheiten loskommen? Positive Gedanken formulieren und an den Badezimmerspiegel hängen?

b) Angst vor Veränderungen habe ich nicht, denn ich finde Neues immer spannend. Aber ich denke bei vielen Menschen, auch in meinem engen Freundeskreis behalten Personen trotz hoher Frustration ihren bisherigen Lebensstil bei. Vor allem bleiben sie oft in ihrem ungeliebten Job.

Eine Freundin von mir, die als gut bezahlte Sekretärin in einem großen Unternehmen arbeitet, ist völlig ausgelaugt, aber kann sich nicht vorstellen, zu kündigen, obwohl ihr Mann sehr gut verdient. Das sichere Einkommen, die finanzielle Eigenständigkeit bewahren, das ist ihr wichtig. Aber um welchen Preis?

Vielen Menschen fehlt einfach der Mut und vielleicht auch Verständnis und Unterstützung bei so einem Schritt. Wer statt Jobwechsel an die Selbstständigkeit denkt, ist es auch eine Frage des „Persönlichkeitstyps“, ob man sich das vorstellen kann und zutraut oder nicht.

Ich denke, auch der Begriff „Vernunft“ spielt bei der Veränderungs-Angst eine große Rolle. Aber was ist Vernunft? Ist Vernunft die Absicherung, die Sicht auf den monatlichen Gehaltseingang? Nur nicht aus der Rolle fallen? Sich täglich plagen? Oder heißt Vernunft nicht, auf sich, seine Gesundheit, seine Partnerschaft, soziale Kontakte zu blicken? Und die Dinge so zu gestalten, dass sie der eigenen Philosophie entsprechen? Und was lehren uns die Schule und die alten Binsenweisheiten dazu?
(Meine Eltern konnten damals nicht glauben, dass ich eine “sichere“ Stelle hinschmeiße – aber was ist heute noch sicher?)

c) System Reset: Außerdem ist für eine Veränderung des Lebensstils das Bewusstmachen dessen wichtig, was ich wirklich will. Das Problem der meisten Menschen ist, dass sie nicht wissen, was sie wollen. Auch die Antwort „glücklich sein“ ist Ferriss zu wenig. Er will wissen: „Was begeistert Dich?“, ganz unabhängig davon, was man zunächst damit verdienen kann. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass man mit dem Thema, für das man „brennt“ auch Geld verdienen kann. Denn man ist auf dem Gebiet Experte.

Die Menschen im Hamsterrad definieren sich häufig über Materielles, kaufen oder leasen ein tolles Auto, haben zehn Armbanduhren zu Hause liegen, brauchen immer das neueste Handy… . Aber sie sehen nicht in sich hinein. Wer sie sein wollen, was sie tun wollen.

Das kenne ich auch von Bekannten: Was könnten denn die anderen denken? Man braucht dies und jenes als Statussymbol. Kurz gesagt: Definition über Äußerlichkeiten. Und wenn man bedenkt, dass man sich Glück ohnehin nicht kaufen kann, kann das ziemlich teuer werden.

Das greift Tim Ferriss auf und schlägt das „Dreamlining“ vor (Träume mit Termin setzen). Man soll sich also zu den Bereichen Haben, Tun und Sein die vier wichtigsten Träume überlegen und notieren was die Realisierung kostet. Dazu kommen noch die generellen monatlichen Ausgaben (Miete etc.). Damit ergibt sich der monatliche Geldbetrag (Ferriss: Zieleinkommen), der notwendig ist, um das „Traumleben“ mit Begeisterung führen zu können. Und es kostet durchaus weniger als das jetzige Hamsterrad mit den teuren Frustkäufen.

Das kann ich so nur bestätigen. Gerade am Anfang meiner Existenzgründung habe ich erst mal etwas investiert, Erspartes für den Lebensunterhalt hergenommen etc. Da musste ich eben auf neue Kleidung oder große Urlaube verzichten. Aber die Dinge, wie Spaß an der Arbeit, Selbstbestimmung, eigene Ideen umsetzen, die ich an der Selbstständigkeit schätze, waren und sind für mich Grund genug dabei zu bleiben. Die Selbstständigkeit ist für mich eine Art Lebensphilosophie.

So, mit diesen „schlauen“ Anregungen von Ferriss, die so mancher auch schon in anderen Büchern gelesen hat, geht es nun an die Umsetzung. Doch aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass alte Glaubenssätze und Verhaltensmuster ganz schön hartnäckig sein können. So einfach vergessen ist da nicht drin.
Wer will, der kann sich für eine solche Veränderung auch einen Coach suchen, der ihn bei der Umsetzung begleitet. Oder vielleicht ein Erfolgsteam oder man gründet mit Leuten, die auch etwas verändern wollen, ein Team. Klare Ziele, Termine und Strukturiertheit sind auf jeden Fall hilfreich bei der Umorientierung.

Viele Grüße,

Claudia

Wie ist es Euch bei der Umsetzung der „Definition“ ergangen?

Super Idee, Karsten, dass Du den Gedanken der 4-Stunden-Arbeitswoche für den deutschsprachigen Raum aufgreifst. Ich denke, das ist grundsätzlich ein ganz wichtiges Thema für unsere Zeit. Zum einen treffe ich immer wieder auf Menschen, die sich auch zu dem Thema „Arbeit“ Gedanken machen.
Zum anderen ist meine persönliche Erfahrung, dass in Deutschland „nur“ derjenige etwas wert ist und angesehen wird, der auch hart und viel arbeitet. Was er dafür aber aufgibt, darunter leidet oder krank wird, interessiert niemanden. Man ist als Arbeitnehmer so austauschbar und nur ein Rädchen im Getriebe.
Selbst die eigenen Eltern haben oft kein Verständnis und „neiden“ es, wenn man mehrmals im Jahr verreist und kommen mit den alten Sprüchen wie „man muss hart arbeiten“ oder „das Leben ist kein Spaß“. Und ich meine, dass viele der Elterngeneration zu den „Verschiebern“ gehören, wie Ferris diejenigen bezeichnet, die erst hart arbeiten und dann wenn sie im Ruhestand sind verreisen – oder auch nicht.

Während eines studentischen Praktikums vor zehn Jahren bei einem großen deutschen Chemiekonzern war das in der Marketingabteilung ganz extrem. Die Schönlinge unter den Angestellten waren diejenigen, die am spätesten kamen, aber am längsten blieben. Ich hatte damals einen Lauftreff gefunden, sodass ich dreimal die Woche vor 18 Uhr das Büro verließ. Hinter meinem Rücken hieß es dann, ich würde nichts schaffen. Nur tranken die Herren den halben Tag Kaffee, lasen Zeitung und tratschten über ihre weiblichen Kolleginnen. Diese Erfahrung hat mich damals schon stutzig gemacht, ob ein Angestelltendasein denn etwas für mich sei.

Nach dem Studium stieg ich dann als Angestellte in einer Art Behörde ein. Die Stimmung war eher angespannt, viel Druck und mein direkter Vorgesetzter definierte sich nur über die Arbeit. Ehe und Haus hatte er bereit verloren. Er wollte von mir gelobt und bewundert werden, wenn er bis Mitternacht und am Wochenende gearbeitet hat. Mich hat das so angewidert, dass mein Zeitkonto stets auf +/- Null stand. Nach zwei Jahren und vier Monaten, die mich viel Nerven kosteten und ich die unmöglichsten Erkrankungen hatte, schmiss ich den Kram hin und kündigte. Daraufhin war mir klar, dass für mich nur die Selbstständigkeit in Frage kommt.

Aber auch hier gibt es vor allem am Anfang die Phasen, dass man täglich 10 Stunden oder mehr am Tag arbeitet. Weil man das Unternehmen erst aufbauen muss, weil man Geld verdienen will, weil das Gewissen sagt, dass man jetzt erst recht ran muss, Druck und Erwartungen von außen. Und die eigene Motivation ist natürlich auch sehr hoch.
So war es auch bei mir. Neben der Motivation waren die Erwartungen, die ich an mich hatte und der Druck, der schon seit meiner Kindheit an mir haftet, waren immer präsent. Aber je mehr ich mich in meine Arbeit „verbiss“, je krampfhafter ich an etwas festhielt oder es wollte, desto geringer war mein Erfolg.
Und irgendwann kommt man dann früher oder später an einen Punkt oder ein Ereignis, dass einen zum Nachdenken bringt. So war es im Frühjahr 2007 bei mir, als ich im Frühjahr mit einem Burnout „zusammenbrach.“ Erst ab diesem Zeitpunkt begann ich mir ernsthaft und dauerhaft Gedanken zu machen, wie ich mir mein Leben vorstelle, was ich wie verändern will. Und mir war u.a. klar, dass ich weniger arbeiten will.

Ende 2007 stieß ich auf das Buch „The 4-Hour-Workweek“ von Tim Ferriss und der Veränderungsprozess ist weiter in Gange. So viel vorab: Das Buch liefert auf jeden Fall Anregungen und Ansätze, den eigenen Lebensstil zu überdenken und zu verändern. Wie sich eine Veränderung umsetzen lässt, ist ganz individuell

Auf evomend.net gibt Rolf F. Katzenberger, so finde ich, in fünf Lektionen einen guten Überblick über das Buch von Tim Ferriss. Auch wer es (noch) nicht gelesen hat, kann die vier Schritte des DEAL zum neuen Lebensstil nachvollziehen (DEAL = Definition, Eliminierung, Automatisierung, Befreiung).

Die vier Schritte werde ich in Kürze aufgreifen und meine persönlichen Gedanken und Erfahrungen dazu einbringen.

Welche Erfahrungen in der Arbeitswelt habt Ihr gemacht? Habt Ihr das Buch schon gelesen?

Freue mich über Eure Beiträge.

Viele Grüße,

Claudia

Nach der Lektüre des Buches “The 4-Hour-Workweek” (bei Amazon für 13,45 Euro…) habe ich mir überlegt, welche der beschriebenen Methoden ich für mich anwenden kann:

• Überflüssige Arbeiten eleminieren (schon umgesetzt), Zeitersparnis > 3 Stunden pro Tag
• Wiederkehrende Arbeiten automatisieren (bin an der Umsetzung), Zeitersparnis jetzt ca. 1 Stunde pro Tag, geplant 2 Stunden pro Tag
• Wiederkehrende Arbeiten an virtuelle Assistenten auslagern (ich prüfe das gerade)
• Ausbrechen aus dem Alltag, Freiheit erleben, Leben genießen (Urlaubsplanung für 2008, für Selbstständige noch wichtiger als für Angestellte…)

Besonders der Punkt “wiederkehrende Arbeiten an virtuelle Assistenten auslagern” ist wichtig. Dieser zentrale Punkt der von Tim Ferriss beschriebenen Methode bringt die größte Zeitersparnis und Unabhängigkeit. Ferriss lagert einen Großteil seiner Arbeit an Arbeitskräfte in Indien aus. Da in Indien Englisch die offizielle Geschäftssprache ist, ist diese Methode für den englischen Sprachraum einfacher umzusetzen als für uns. Man muss herausfinden, ob es überhaupt deutschsprachige virtuelle Assistenen gibt.

Ich bin selbstständig tätig und konnte meine Arbeitszeit durch Ferriss´ Methode bis heute Schritt für Schritt von 50 auf 25 Stunden pro Woche verringern.

Wie sind eure Erfahrungen?