Weltweit arbeiten über 55.000 Virtuelle Assistenten. Lediglich ein Bruchteil dieser Zahl ist deutschsprachig. Dabei birgt diese Form der Virtuellen Zusammenarbeit, wie Sie auch in der 4-Stunden-Woche besprochen wird enormes Potential.

Als Tim Ferriss im Jahr 2007 das Buch in Amerika veröffentlichte, konnten sich die Dienstleister, der in der 4-Stunden-Woche erwähnten Unternehmen, kaum vor Anfragen für Virtuelle persönliche Assistenten retten. Bei Getfriday musste man beispielsweise bis zu 4 Wochen warten, um einen Assistenten zugeteilt zu bekommen.

In Deutschland hingegen hält sich bis heute die Nachfrage nach  Virtuellen Assistenten in Grenzen. Bei genauen Recherchen, findet man die eine oder andere Diskussion zum Thema. Zugriff auf weltweit spezialisiertes Personal, keine zusätzlichen Mietkosten, Entlohnung für nur tatsächlich geleistete Arbeit: Gründe gibt es letztendlich genügend mit einem Virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten.
Dennoch scheint der Bedarf nach Virtuellen Assistenten nur sehr gering zu sein.  Was ist also der Grund dafür?

Der Hauptgrund ist sicherlich das im Vergleich zu den Staaten hohe Preisniveau für deutschsprachiger VA’s. Viele Leute vergessen jedoch, dass der Unterschied zwischen einem cleveren deutschen Studenten, der sich als Virtueller Assistent ein Zubrot verdient und einem indischen Virtuellen Assistenten gar nicht so groß ist. Zusätzlich fallen sowohl die Sprachbarriere, als auch Differenzen aufgrund kultureller Unterschiede weg.

Desweiteren übersehen viele Leute, dass es die Form der Virtuellen Assistenz in Amerika schon seit 1999, also lange vor der Veröffentlichung der 4-Stunden-Woche, gab. Damals wurden die Tätigkeiten der Virtuellen Assistenten auch nicht in Niedriglohnländer vergeben, sondern eher regional. Lediglich die Idee einen Virtuellen Assistenten auch für ganz persönliche Dinge einzusetzen ist neu.

Ein weiterer Grund in der geringen Nachfrage nach Assistenten könnte jedoch auch in der Mentalität der Deutschen liegen. Zu gerne möchten wir selbst „Herr der Dinge” sein. Dabei fällt es uns schwer auch simple Arbeiten an andere Dienstleister abzugeben. Oft zögern wir davor neue Dinge auszuprobieren.

Möchten wir uns jedoch nur ein teilweise der von Tim Ferriss proklamierten 4-Stunden-Woche nähern, so sollten wir lernen zu delegieren, um uns auf die wichtigen Dinge konzentrien zu können. Tipps für die erfolgreiche Delegation finden sich in seinem Buch ja genügend.

Worin liegt also der Grund, dass Virtuelle Assistenz in Deutschland noch nicht so populär ist? Hinken wir den Amerikanern lediglich hinterher, oder passt dieses Arbeitskonzept einfach nicht zu unserer Kultur? Oder ist es doch nur eine Frage des Preises? Wie stehen Sie dazu  – diskutieren Sie mit!

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Dies ist ein Gastbeitrag von Johannes Völkner. Mit seiner Seite www.fernarbeit.net gibt er Arbeitgebern die Möglichkeit kostenlos Jobangebote für Virtuelle Assistenten zu veröffentlichen. Desweiteren stellt er viele Tipps und Informationen rund um Virtuelle Assistenz auf der Seite bereit.

Heute möchte ich „Informationsdiät“ als weiteren Punkt der „Eliminierung“ aus Ferris Buch (jetzt auch auf deutsch ausführen.

Permanent werden wir von Informationen und Reizen überflutet. Aber was davon ist wirklich wichtig für uns? Probieren Sie nach Ferriss folgendes aus:

Selektive Ignoranz:
Ignoriere alle Infos und Unterbrechungen, die irrelevant und unwichtig sind.

Erfolgsstories:
Lesen Sie nur Autobiographien und Erfolgsgeschichten von erfahrenen Menschen. Nicht von Trittbrettfahrern.

Speed-Reading:
Sparen Sie Zeit durch Speed-Reading.

Medienfreie Woche:
Starten Sie schnellstmöglich eine Woche ohne Zeitung, Zeitschriften, Websites, TV, Bücher, Surfen im Internet.

Zur Unterstützung sollte man tun:

• Sich fragen, ob man die vorliegenden Information für etwas Wichtiges benötigt.
• Sich selbst erlauben, etwas nicht zu Ende zu führen (z. B. einen Artikel nicht zu Ende zu lesen).

Das sind auf jeden Fall gute und wirkungsvolle Anregungen. Ich selbst nehme verstärkt wahr, auf welchen unterschiedlichen Wegen uns eine Vielzahl an Infos zu erreichen versucht. Kaum etwas geht mehr ohne Reize.
Kein Radiosender mehr ohne Werbung, keine Zeitung ohne Beilagen, Mega-Leinwände in der U-Bahn…
Es wundert mich nicht, dass die Menschen “über-reizt” und dadurch so leicht reizbar und gestresst sind.
Dass Kinder “hyper-aktiv” sind und ein neues Krankheitsbild ins Leben gerufen wird, an dem die ganze Pharmaindustrie mit verdient. Ich erinnere mich an meine Kindheit: Der Wald, verwilderte Gärten, Baustellen und Spielplätze waren unsere Orte in der Freizeit. Ein paar wenige TV-Sendungen wie “Die Sendung mit der Maus”, “Löwenzahn” oder “Heidi” waren angesagt. Und da konnte man was lernen.

Als ich geschäftlich mal auf einer Schiffsbesichtigung war, wurden wir von einer Animateurin an Bord herumgeführt. Sie selbst äußerte, dass sie sich wundere, dass die Passagiere an Bord dauernd beschäftigt und animiert werden wollen und nur wenige sich mit sich selbst beschäftigen können.
Das glaube ich, gehört auch zu den Phänomenen unserer Zeit. Was tue ich, wenn es mal nichts zu tun gibt? Ich keine Verabredung habe, kein TV kucke?
Gerade bei Menschen, die permanent ihre Zeit verplant haben oder irgend etwas tun, kann man häufig feststellen, dass sie sich wenig mit sich selbst beschäftigen oder sogar vor sich „davon laufen“. – Mit sich selbst allein sein können heißt für mich auch, ein Stück weit zufrieden zu sein.

Ich selbst versuche mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Manchmal lasse ich mich aber auch gerne etwas ablenken. Wenn ich mir das dann bewusst mache, kann ich das sinnlose Tun beenden und dem Wesentlichen zuwenden.
Ich lese nur noch themenrelevante Zeitschriften für den Job oder auch mal privat. Hilfreich ist im Inhaltsverzeichnis zu kucken, ob überhaupt ein relevantes Thema dabei ist, bevor man statt dessen die ganze Zeitschrift blättert. Zeitschriftenabos habe ich erst keine.
Nachrichten sehe ich selten an. Dort wird ohnehin meist nur Negatives verbreitet. Dabei gibt es so viele schöne Seiten. Selbst die Fernsehzeitschrift haben wir abgeschafft.
Und die Tatsache, dass ich nichts vermisse, zeigt mir, dass es wohl nichts relevantes gibt, was ich noch wissen „muss“.

Als Angestellter wird es sicher etwas schwieriger, sich aus der Infoflut auszuklinken. Ich denke da an verstaubte Mappen, die von Abteilung zu Abteilung gereicht werden und man sein Häkchen “gelesen” dran machen soll. Zu irgend welchen Schulungen geschickt wird.

Für meinen jetzigen Job habe ich auch eine zeitlang gedacht, „alles“ wissen zu müssen. Wenn Kunden heute eine Frage haben, die ich nicht sofort beantworten kann, biete ich Ihnen einen Rückruf an.
Anfangs war ich auf allen möglichen Messen unterwegs, habe Seminare und Vorträge zum Thema Kreuzfahrten besucht. Aber ich merkte, dass das trotz hoher Motivation viel Kraft und Zeit kostete und auch Geld. Das habe ich abgeschafft. In der Zeit, die ich spare, eigne ich mir heute gezielt notwendiges Wissen im Büro aneignen.
Ein Bekannter sagte einmal: Wer wirklich wichtig ist, macht sich rar. Da ist was dran, oder?

Ein großer Zeitdieb unserer Zeit ist das Internet. Ich ertappe mich hin und wieder selbst dabei, wenn ich eine bestimmte Sache im Internet suche, dass ich von einer Seite zur nächsten klicke. Hier noch schnell nachsehen, da blättern. Und dann bin ich frustriert, dass drei Stunden ganz schnell vorbei sind, aber oft ohne Ergebnis.

Vor allem im Urlaub oder am Wochenende fällt mir immer wieder auf, wie intensiv man doch drei Stunden verbringen kann, wenn man nicht vor dem Rechner oder dem Fernseher sitzt.

Beim Thema „etwas zu Ende führen“ fällt es mir manchmal schwerer, vor allem bei Büchern. Dort habe ich oft den falschen Anspruch, es zu Ende lesen zu „müssen“, schließlich habe ich das Buch ja bezahlt. Und vielleicht kommt doch noch eine interessante Stelle.

Ich denke, das “Mehr” an Zeit, dass durch die Informationsdiät entsteht, bringt in mehreren Bereichen Positives mit sich: Weniger Reizüberflutung und Stress, mehr Zeit für das Wesentliche und wichtige Dinge, Zeit für unternehmerisches-strategisches Denken (Selbstständige) .

Was haltet Ihr von der Idee einer „Informationsdiät“ nach Tim Ferriss?

Viele Grüße von Claudia

Der zweite Schritt in Tim Ferris Stufenplan ist die „Eliminierung“. Kurz gesagt geht es darum, nur noch die Dinge zu tun, die zielführend sind. Hinderliche Störfaktoren sollen ausgeschaltet werden.

Um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren rät er: Zeitmanagement abschaffen, Informationsdiät einführen und Unterbrechungen unterbrechen.

Was sich genau dahinter verbirgt und meine persönlichen Erfahrungen dazu werde ich im Folgenden darstellen.

a) Das Ende des Zeitmanagements

Hierbei geht es darum das Zeitmanagement zu überdenken. In der heutigen Zeit wird unter Zeitmanagement häufig verstanden, dass noch mehr Dinge in einem Zeitfenster erledigt werden sollen, egal ob sie zielführend sind oder nicht.

Aber tatsächlich geht es darum, „effektiv“ zu arbeiten, also nur das zu tun, was zur Zielerreichung beiträgt.

Wenn man in einen Buchladen geht, gibt es ganze Bücherreihen über Zeitmanagement, Seminare werden angeboten sowie eine Auswahl an Timern. Aber meist geht es eben darum, wie man die Arbeit noch besser plant, strukturiert… ob sie sinnvoll ist, bleibt auf der Strecke.

Tim Ferriss greift Techniken auf, wie man lernt effektiv zu arbeiten:

• Anwendung des Pareto-Prinzips:

Welche 20 % der Ursache führen zu 80 % des gewünschten Outputs? Ziel ist also mit minimalem Aufwand den maximalen Output (Einkommen) zu erreichen.

Ich denke, man sollte sich immer wieder sein Ziel, seine Vision vor Augen führen und sich fragen, ob das, was man tut dafür auch förderlich ist.

• Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz:

Ferriss empfiehlt, das Zeitfenster, dass für eine bestimmte Arbeit zur Verfügung steht, enger zu fassen, als vorgegeben ist. Der Effekt ist, dass die Ergebnisse unter einem leichten Druck sogar besser ausfallen.

Die zielgerichtete Arbeit (Pareto-Prinzip) soll man dann laut Ferriss mit dem Parkinsonschen Gesetz verknüpfen. Also die zielführenden Tätigkeiten in ein enges Zeitfenster packen und erledigen.

Zur Überprüfung der Tätigkeiten empfiehlt Tim Ferriss, sich mindestens dreimal täglich diese Fragen zu stellen:

Bin ich produktiv oder nur aktiv?
Denke ich mir Dinge aus, nur um dem Wichtigen aus dem Weg zu gehen?

Ich kann das aus eigener Erfahrung bestätigen, was auch wissenschaftlich immer wieder belegt wurde. Je länger man arbeitet, desto mehr nimmt der Output ab. Als ich z. B. noch angestellt war, habe ich mir morgens überlegt, wie langsam ich arbeiten muss, um den Tag rumzubringen. Erschreckend oder?

Oder während des Studiums saß ich stundenlang am Schreibtisch, am besten ohne Pause. Irgendwann ging nichts mehr, aber das schlechte Gewissen plagte mich. Ich hätte noch nicht genug gemacht. Das ist einer der alten Glaubenssätze, die wir in unserer Entwicklung immer wieder von den Erwachsenen gehört haben.

Und wie schon oben geschrieben ist es in so manchen Firmen leider immer noch so, dass man als Mitarbeiter nach der Anzahl an Stunden, die man am Arbeitsplatz verbringt, beurteilt wird.

So war es damals. Heute habe ich es als Selbstständige einfacher und auch die alten Denkmuster ersetzt. Ich gestalte mir den Tag selbst. Wenn die Arbeit gemacht ist, kann ich mich meinen Freizeitaktivitäten etc. widmen. Ich selbst bestimme, was ich erreichen und wie viele Stunden pro Tag ich dafür arbeiten möchte und auch, wann. Wenn dann noch spontan ein Auftrag kommt, wird er selbstverständlich abgewickelt, denn das ist zielführend. Und so macht Arbeiten richtig Spaß.

Der Schlüssel um mehr Zeit zu haben ist einfach: Weniger arbeiten. Um dies zu erreichen, empfiehlt Ferriss als Vorarbeit zwei Listen anzulegen:

• eine kurze to-do-Liste
• eine Liste von Dingen, die man künftig nicht mehr tun wird

Als Hilfestellung gibt Ferriss einige Anregungen mit auf den Weg:

1. Wenn Du einen Herzinfarkt gehabt hättest und Du dürftest nur noch zwei Stunden am Tag arbeiten, was würdest Du dann tun?
   
2. Nach dem zweiten Herzinfarkt darfst Du nur noch zwei Stunden pro Woche arbeiten, was würdest Du tun?
   
3. Welches sind die drei wichtigsten Aktivitäten, die mir das Gefühl geben, dass ich produktiv bin?
   
4. Frage Dich: Wenn dies die einzige Sache ist, die ich heute erledige, werde ich mit dem Tag zufrieden sein?
   
5. Mache Dir einen Hinweis an den PC oder in Outlook, dass Du Dich mehrmals am Tag fragst, ob Du Dinge deshalb tust, um dem wirklich Wichtigen aus dem Weg zu gehen?
   
6. Mache kein Multitasking, sondern erledige eine Sache nach der anderen.
   
7. Nutze die 80/20-Regel um mehr Wichtiges in weniger Zeit zu schaffen. Dies ist auf die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit anzuwenden.
   
8. Antworte auf eine Frage mit einer Lösung (stelle keine Gegenfrage). Z. B. wenn Du gefragt wirst, in welche Kneipe ihr heute Abend geht, dann schlage konkret eine Kneipe vor (nicht fragen, auf welche der andere Lust hätte).

Ich denke, mit diesen Punkten gibt uns Ferriss ein gutes Gerüst, um die Dinge strukturiert zu analysieren und Gewohnheiten zu ändern.

Bei 1. muss man vielleicht stark nachdenken. Würde man das tun, was Spaß macht oder eher das, was Einkommen bringt, auch wenn es vielleicht weniger Spaß macht? Ebenso bei 2.
Die Idee, sich mehrmals am Tag zu fragen, ob man zielorientiert arbeitet finde ich richtig gut. Das kommt an meine Pinwand vor mir.
Multitasking versuche ich zu vermeiden. Ich arbeite lieber eines nach dem anderen ab. Doch wenn Kunden anrufen erledige ich das meist sofort, also werde ich unterbrochen und mache die Dinge doch parallel. Hilfreich ist auch eine Prioritätenliste für die Aktivitäten des Tage.
Zu 8. fällt mir auf, dass häufig, ich denke aus Höflichkeit, die Gegenfrage gestellt wird, um nicht als „bestimmend“ zu wirken. Aber ich denke, das ist eine Frage des Selbstbewusstseins. Der andere wird schon sagen, wenn er anderer Meinung ist.

In den nächsten Tage gehts dann weiter mit “Informationsdiät einführen und Unterbrechungen unterbrechen”.

Was meint Ihr zum Thema Zeitmanagement?

Viele Grüße von Claudia

Ich meine es ernst. Ich habe mich dazu entschlossen, meine Wochenarbeitszeit in 2008 sukzessive zu reduzieren. Dies habe ich heute einem Freund gegenüber “vertraglich zugesichert”. Er hat das Buch “The 4-Hour-Workweek” auch gelesen und möchte sich seinerseits mir gegenüber verpflichten, weniger zu arbeiten.