Der Gedanke an eine 4-Stunden Arbeitswoche, durch das Abgeben von unwichtigen Routineaufgaben und Alltags-Lästigkeiten an einen Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPA), scheint also nach wie vor zu faszinieren. Doch geht das Streben nach mehr freier Zeit über das reine Wunschdenken hinaus? Hat sich das VPA-Modell auch im deutschsprachigen Raum durchgesetzt?

Wer sind die Menschen, die sich einen VPA leisten, aus welcher Motivation heraus haben sie sich auf die Suche nach ihrem Persönlichen Assistenten gemacht und was haben sie gefunden? Zwei Beispiele aus dem Kundenkreis von Your PA online:

Freiraum für neue Ideen

Unternehmer aus Köln, fest eingespannt in die Unternehmensführung,  Personalverantwortung für über 40 Mitarbeiter, Arbeit rund um die Uhr… Zeit zum Leben und für die Familie – keine. Zwar hat er im Job seine Assistentin die im den Rücken beruflich freihält, jedoch erleichterte dies nicht den stets vollgepackten Terminkalender. Neben beruflichen Terminen raubten zu viele private Verpflichtungen die kostbare Zeit des Unternehmers. Stressfrei ein paar freie Tage genießen – unvorstellbar. Die 4-Stunden Woche stärkte schließlich den Wunsch, etwas zu verändern.

Seine Anforderungen an seinen VPA: diskret, vertrauenswürdig, 100% zuverlässig und flexibel. Die VPA Dienste mit Mitarbeitern im Ausland kamen für ihn nicht in Frage, da ihm vor allem eine persönliche Beziehung wichtig war. Nach einem persönlichen Kennenlernen entscheidet er sich für die Zusammenarbeit und vergibt seine erste Aufgabe: Überprüfung aller seiner laufenden privaten Kosten auf Einsparungsmöglichkeiten. Recht simpel, jedoch absolut zeitraubend. Mit dieser Aufgabe wollte er gleichzeitig testen, ob man durch das Geld das man in einen VPA investiert nicht nur Zeit, sondern auch Geld einsparen kann. Sein VPA überzeugte ihn nicht nur mit zeitnahen Ergebnissen, sondern auch durch die professionelle Arbeitsweise sowie Persönlichkeit. Und so folgten dem ersten Auftrag viele weitere.

Und heute? Gibt er (fast) jeden Gedanken, der ihm im Kopf herumschwirrt an seinen VPA weiter. So geht auch keine Idee verloren. Mittlerweile arbeitet sein VPA nicht mehr nur für ihn, sondern ist Ansprechpartner für die komplette Familie geworden, organisiert deren Alltag, koordiniert berufliche und private Termine mit der Assistentin in der Firma. Ob er sich ein Leben ohne VPA noch vorstellen kann? „Ohne meinen PA könnte ich weniger Freizeit genießen.“… „Meine Assistentin versteht meine Tagesabläufe und stört mich nur dann, wenn es dringend notwendig ist.“

Starthilfe in die Selbständigkeit

Ingenieur aus München, mit dem Vorhaben, sein eigenes Unternehmen zu gründen. Er hörte von dem VPA Modell und konnte sich die virtuelle Zusammenarbeit mit einem Persönlichen Assistenten sehr gut vorstellen. Zunächst dachte er dabei nur an das Outsourcen von Routineaufgaben wie Termin- und Reiseplanung, Korrespondenz, Recherchen. Doch dann stand die Erstellung der eigenen Webseite an, und so fand sich die perfekte Probeaufgabe für den VPA Service: Einholung eines preislich interessanten Angebots sowie von, zum Geschäftsmodell passenden, Designvorschlägen für die Webseite. Die Ergebnisse überzeugten Ihn und von hier ab übergab er mehr oder weniger die komplette Projektleitung Web in die Hände seines VPAs. Koordination aller Projektschritte, Korrespondenz mit dem Designer und Programmierer, Unterstützung bei Inhalten, Texten und Übersetzungen – alles kein Problem für den Persönlichen Assistenten. Der große Vorteil für ihn in der Zusammenarbeit mit dem VPA – ein Ansprechpartner für alle Aufgaben. Dies erspart nicht nur viel Zeit in der Kommunikation sondern auch bei der Suche nach geeigneten Dienstleistern für einzelne Aufgaben.

Welche Erfahrung Kunden aus der Zusammenarbeit mit einem VPA mitnehmen? Meist sind diese positiv überrascht, über die unkomplizierte virtuelle Zusammenarbeit und wie problemlos diese meist funktioniert. Sicherlich gibt es gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit oftmals noch Abstimmungsschwierigkeiten und man stößt immer wieder auf Probleme und Herausforderungen. Aber durch genaue Briefings, Kommunikation der eigenen Anforderungen und Arbeitsweise und einen offenen Austausch zwischen VPA und Kunde lassen sich diese meist schnell beseitigen.

Ein Fazit:

Auch im deutschsprachigen Raum ist das VPA Modell auf dem Vormarsch auch wenn es sicherlich immer noch nicht den gleichen Stellenwert hat wie beispielsweise in den USA. Und wie viele Stunden die eigene Arbeitswoche am Ende hat, spielt vielleicht gar keine allzu große Rolle und ist für die meisten Kunden wohl auch nicht Hauptmotivation für die Zusammenarbeit mit einem VPA. Solange durch das Abgeben von Aufgaben an den Persönlichen Assistenten mehr Zeit bleibt, sich auf die inhaltlich wirklich wichtigen Dinge im Beruf zu konzentrieren und man freie Zeit für die eigenen Interessen, Familie, Freunde und das Leben dazu gewinnt, ist dies für viele Menschen eine wesentliche Erleichterung.

…und was macht Timothy Ferriss, der Guru der 4-Stunden Bewegung mit seiner gewonnenen Freizeit? Unter anderem arbeitet weiter am 4-Stunden Lifestyle Konzept und trimmt seinen Körper mit minimalem Aufwand zur maximalen Fitness. Und keine 4 Wochen nach Erscheinen des Buches in den USA stand The 4-Hour Body auf Platz 1 der New York Times Hardcover-Bestseller Liste. Wie viel Arbeitszeit es bis dahin gekostet hat, wird wohl sein Geheimnis bleiben…

Welche Erfahrungen habt ihr bereits mit der virtuellen Zusammenarbeit gemacht? Wir freuen uns auf einen regen Austausch!

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Gastbeitrag von Juliane Seeger für Your PA online. Das VPA Team um Geschäftsführerin Alice van Triest unterstützt seit der Gründung der Münchner Personal Assistant Agentur im Juli 2008 virtuell Kunden in ganz Deutschland und über die Landesgrenzen hinaus. www.yourpaonline.de

Als Tim Ferriss im Jahr 2007 das Buch in Amerika veröffentlichte, konnten sich die Dienstleister, der in der 4-Stunden-Woche erwähnten Unternehmen, kaum vor Anfragen für Virtuelle persönliche Assistenten retten. Bei Getfriday musste man beispielsweise bis zu 4 Wochen warten, um einen Assistenten zugeteilt zu bekommen.

In Deutschland hingegen hält sich bis heute die Nachfrage nach  Virtuellen Assistenten in Grenzen. Bei genauen Recherchen, findet man die eine oder andere Diskussion zum Thema. Zugriff auf weltweit spezialisiertes Personal, keine zusätzlichen Mietkosten, Entlohnung für nur tatsächlich geleistete Arbeit: Gründe gibt es letztendlich genügend mit einem Virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten.
Dennoch scheint der Bedarf nach Virtuellen Assistenten nur sehr gering zu sein.  Was ist also der Grund dafür?

Der Hauptgrund ist sicherlich das im Vergleich zu den Staaten hohe Preisniveau für deutschsprachiger VA’s. Viele Leute vergessen jedoch, dass der Unterschied zwischen einem cleveren deutschen Studenten, der sich als Virtueller Assistent ein Zubrot verdient und einem indischen Virtuellen Assistenten gar nicht so groß ist. Zusätzlich fallen sowohl die Sprachbarriere, als auch Differenzen aufgrund kultureller Unterschiede weg.

Desweiteren übersehen viele Leute, dass es die Form der Virtuellen Assistenz in Amerika schon seit 1999, also lange vor der Veröffentlichung der 4-Stunden-Woche, gab. Damals wurden die Tätigkeiten der Virtuellen Assistenten auch nicht in Niedriglohnländer vergeben, sondern eher regional. Lediglich die Idee einen Virtuellen Assistenten auch für ganz persönliche Dinge einzusetzen ist neu.

Ein weiterer Grund in der geringen Nachfrage nach Assistenten könnte jedoch auch in der Mentalität der Deutschen liegen. Zu gerne möchten wir selbst „Herr der Dinge” sein. Dabei fällt es uns schwer auch simple Arbeiten an andere Dienstleister abzugeben. Oft zögern wir davor neue Dinge auszuprobieren.

Möchten wir uns jedoch nur ein teilweise der von Tim Ferriss proklamierten 4-Stunden-Woche nähern, so sollten wir lernen zu delegieren, um uns auf die wichtigen Dinge konzentrien zu können. Tipps für die erfolgreiche Delegation finden sich in seinem Buch ja genügend.

Worin liegt also der Grund, dass Virtuelle Assistenz in Deutschland noch nicht so populär ist? Hinken wir den Amerikanern lediglich hinterher, oder passt dieses Arbeitskonzept einfach nicht zu unserer Kultur? Oder ist es doch nur eine Frage des Preises? Wie stehen Sie dazu  – diskutieren Sie mit!

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Dies ist ein Gastbeitrag von Johannes Völkner. Mit seiner Seite www.fernarbeit.net gibt er Arbeitgebern die Möglichkeit kostenlos Jobangebote für Virtuelle Assistenten zu veröffentlichen. Desweiteren stellt er viele Tipps und Informationen rund um Virtuelle Assistenz auf der Seite bereit.

So schreibt zum Beispiel der Spiegel: “Millionen Lkw-Fahrer streiken gegen Spritpreise“. Denke mal, in der Folge werden alle Güter und Dienstleistungen, die von Indien, China & Co. nach Deutschland exportiert werden, extrem teurer.

Wie ist eure Meinung dazu?

Die Assistenten sprechen englisch. Für mich persönlich heißt das, dass ich Tätigkeiten auslagern könnte, die auch jemand übernehmen kann, der der deutschen Sprache nicht mächtig ist. Da gibt es sicherlich ein paar Dinge, die in Frage kommen (z. B. Recherchearbeiten im Internet).

Anders sieht es mit Aufgaben aus, für die ein deutschsprachiger Assistent benötigt wird (z. B. Texterstellung   in deutscher Sprache).

Meine diesbezüglichen Anfragen bei verschiedenen Anbietern blieben bisher unbeantwortet.

Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Oder kennt ihr Dienstleister in anderen Ländern, die deutschsprachige VPAs vermitteln (z. B. in Osteuropa)?